Introducir datos en excel mediante formulario

Introducir datos en excel mediante formulario

Base de datos Excel

Cuando se trata de introducir información en hojas de cálculo de Excel, la mayoría de la gente lo hace de la forma tradicional: celda por celda, fila por fila. Para que el proceso sea más fácil de usar y te lleve menos tiempo, puedes utilizar un formulario especial de introducción de datos. Te ayudará a centrarte en registros individuales, de uno en uno, sin tener que desplazarte horizontalmente entre columnas.

¿Cómo suelen rellenar los usuarios las tablas de Excel? Escribiendo los datos directamente en las celdas. A veces, se desplaza hacia arriba para ver los títulos de las columnas y otras veces se desplaza hacia la derecha y luego vuelve al principio de la tabla. Con grandes conjuntos de datos, existe la posibilidad de confundirse e introducir información en una celda equivocada.

Para facilitar la introducción, puedes pedir a Excel que muestre una fila de información en un práctico cuadro de diálogo. Aquí, puedes añadir con precisión nuevos registros, así como actualizar y editar los existentes. También puede configurar la Validación de datos para asegurarse de que sólo se aceptan las entradas que cumplen determinados criterios.

Aunque la herramienta Formulario existe en todas las versiones de Excel 2007 hasta Excel 365, está oculta por defecto. Por lo tanto, primero tienes que hacerla visible añadiendo el botón Desde a la cinta de opciones o a la barra de herramientas de acceso rápido, o a ambas.

¿Cómo automatizar la introducción de datos en Excel?

Añadir una lista desplegable personalizada ayuda a automatizar el proceso presentando varias opciones entre las que los usuarios pueden elegir fácilmente los datos. Para crear una lista personalizada, haga clic en la celda en la que desea que aparezca la lista. Haga clic en "Validación de datos" en la pestaña Datos y haga clic en "Validación de datos". Elija "Lista" en el cuadro Permitir.

¿Se puede vincular un formulario y Excel?

Si ha creado un formulario con Formularios en la Web, cada vez que haga clic en Abrir en Excel (en la ficha Respuestas), se descargará un libro de trabajo independiente sin conexión en el escritorio de Excel. Puede guardar este libro en cualquier ubicación. Cada vez que haga clic en Abrir en Excel, obtendrá un nuevo libro de trabajo, que contiene los datos más recientes.

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¿Qué es el formulario de introducción de datos?

Menú. Proporciona un registro de la información recopilada a través de un formulario, registro o envío electrónico que se utiliza para la introducción de datos en una base de datos u hoja de cálculo. Puede incluir datos financieros, datos de investigación, información sobre empleados, respuestas a encuestas, cuestionarios, información sobre estudiantes, etc.

Formulario rellenable plantilla excel

Si prefiere ejecutar macros en sesiones preconfiguradas en lugar de crear sus propias sesiones, puede descargar las Sesiones de ejemplo de VBA y abrir el archivo enter-data-using-an-excel-form.xlsm (IBM). El paquete de descarga contiene todo lo necesario para ejecutar las macros de este archivo. Consulte Descargar las Sesiones de muestra VBA.

Cuando se pulsa el botón de inicio de sesión, la macro crea una sesión, introduce el nombre de usuario y la contraseña en el programa y, a continuación, navega hasta la pantalla que tiene el formulario de datos. Cuando se pulsa el botón Introducir datos, la macro comprueba que el usuario ha iniciado la sesión y muestra un mensaje para que inicie la sesión si es necesario. Si el usuario ha iniciado sesión, la macro introduce los datos del formulario de usuario en el programa.

Nota: Esta macro de ejemplo utiliza el evento NewScreenReady para esperar hasta que la pantalla esté lista para la entrada de datos mientras navega por las pantallas. Para obtener el mejor rendimiento de las macros que navegan por las pantallas, considere la posibilidad de utilizar un método SmartWait como se muestra en Navegación por las pantallas de IBM.

El Sub UserForm_Initialize() crea el formulario mostrado en la parte superior de este artículo. Cuando se hace clic en el botón Login, el sub botón LoginButton_Click() crea una nueva sesión de InfoConnect como se explica en Crear una sesión desde una macro de Microsoft Excel. A continuación, introduce el nombre de usuario y la contraseña del formulario en los campos correspondientes de la primera pantalla, utilizando el método ibmScreen.PutText2. Finalmente, navega a la pantalla que tiene el formulario de datos.

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Excel vba userform para introducir datos

Un formulario de datos proporciona un medio conveniente para introducir o mostrar una fila completa de información en un rango o tabla sin desplazarse horizontalmente. Usted puede encontrar que el uso de un formulario de datos puede hacer que la entrada de datos sea más fácil que desplazarse de columna en columna cuando tiene más columnas de datos de las que se pueden ver en la pantalla. Utilice un formulario de datos cuando le baste con un formulario sencillo de cuadros de texto que incluyan los encabezados de las columnas como etiquetas y no necesite funciones de formulario sofisticadas o personalizadas, como un cuadro de lista o un botón de giro.

Importante: Si aparece un mensaje que indica "Demasiados campos en el formulario de datos", deberá reducir el número de columnas, ya que un formulario de datos sólo puede contener hasta 32 columnas. Una solución (cuando se trabaja con un rango de columnas) es insertar una columna en blanco, dividiendo efectivamente un rango en dos rangos. A continuación, si es necesario, cree un formulario de datos independiente para las columnas situadas a la derecha de la columna en blanco.

Vista de formulario de tabla de Excel

Este método utiliza un formulario de entrada sencillo de crear que cualquiera puede hacer y mantener dentro de la hoja de cálculo y no cubre los UserForms que se hacen en VBA y que pueden ser bastante complicados de crear y mantener para los usuarios.

Primero, creamos el formulario donde el usuario introducirá los datos. Puedes pasar mucho o poco tiempo haciendo esto pero lo más importante es que sea fácil para el usuario entender qué hacer.

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También puede bloquear la hoja de trabajo y dejar sólo los 4 campos blancos de entrada desbloqueados si desea proteger el formulario y puede utilizar la Validación de Datos para asegurarse de que el usuario introduce el tipo correcto de datos.

Hay una serie de otras cosas que puede añadir a la macro para hacer esto un poco más fácil de usar, tales como borrar el formulario cuando una entrada exitosa se ha hecho, mostrando un mensaje de salida que los datos se almacenan, ocultar y bloquear la hoja de cálculo de datos para que un usuario no puede cambiar fácilmente a mano, y mucho más. Pero, lo que le he mostrado aquí es la creación de la funcionalidad central del formulario de Entrada y el sistema de almacenamiento. Obtenga esto funcionando primero y luego proceda a agregar esas otras características. También cubriré muchas de esas características en otros tutoriales.

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